档案综合管理系统

摘要

本发明公开了一种档案综合管理系统，包括用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、将纸质档案转化为电子档案的数据转化模块、用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、以及用于控制及管理自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，所述数据转化模块包括图像获取设备、图像处理模块、数据识别模块以及数据处理模块；各模块通过控制模块的软件实现本发明涉及的一种档案综合管理系统，实现了对纸质档案和电子档案的统一管理，使得纸质档案的保存与电子档案的管理紧密联系。

主权项

一种档案综合管理系统，包括用于存储纸质档案的自动化纸质档案存储模块、将纸质档案转化为电子档案的数据转化模块、用于存储电子档案的自动化电子档案存储模块、以及用于控制及管理自动化电子档案存储模块和自动化纸质档案存储模块的综合控制模块，所述综合控制模块还包括将电子档案分类存储的分类模块、用于管理纸质档案的纸质档案管理模块、用于管理电子档案的电子档案管理模块，所述数据转化模块与分类模块连接，分类模块与自动化电子档案存储模块连接，纸质档案管理模块与自动化纸质档案存储模块连接，电子档案管理模块与自动化电子档案存储模块连接，所述数据转化模块包括用于获取纸质档案的电子文件的图像获取设备、用于对电子文件进行处理获取图像文件的图像处理模块、用于将图像文件识别为元数据的数据识别模块、以及用于将元数据填入自动化电子档案存储模块的数据处理模块，所述综合管理模块还包括纸质档案调取模块、电子档案检索模块、以及用于记录文件存储信息的信息记录模块，纸质档案调取模块与纸质档案管理模块及自动化纸质档案存储模块连接，可以自动获取综合管理模块指令，自动调取纸质档案至取阅处，电子档案检索模块与电子档案管理模块和自动化电子档案存储模块连接，信息记录模块与电子档案检索模块及电子档案存储模块连接，所述自动化纸质档案存储模块还包括条形码读写设备，条码读写设备与电子档案管理模块连接，用于记录纸质档案在自动化纸质档案存储模块中的位置，其特征在于，所述数据转化模块将纸质档案获取为图像文件并识别为元数据分别保存，所述自动化纸质档案存储模块将纸质档案自动存储，所述档案综合管理系统包括文档录入过程和纸质档案调取过程，其中，文档录入包括以下步骤：步骤1.采用图像获取设备获取纸质档案的电子文件；步骤2.采用图像处理模块对电子文件进行图像处理并获得图像文件；步骤3.采用数据识别模块将图像文件识别为元数据；步骤4.采用数据处理模块将元数据填入自动化电子档案存储模块；步骤5.确认是否需要存储纸质档案，是则进入下一步，否则结束；步骤6.设置纸质档案的存储目录并将存储位置记录入自动化电子档案存储模块，生成电子标签纸，贴在纸质档案上；步骤7.自动化纸质档案存储模块根据指定存储目录存放纸质档案，同时，综合控制模块根据电子标签纸对纸质档案的存储进行监控；其中纸质档案的调取包括如下步骤：步骤1.通过综合控制模块查询自动化电子档案存储模块是否存在所需调取档案的电子 档案，是则进入下一步，否则提示错误结束；步骤2.再通过综合控制模块查询自动化电子档案存储模块是否存在所需调取档案的纸质档案，是则显示纸质档案所在自动化纸质档案存储模块中的位置，否则提示错误结束；步骤3.自动化纸质档案存储模块根据查询到的存储位置，自动调取所需调取的纸质档案，管理员通过条形码读写设备对其电子标签纸进行扫码，所述综合控制终端根据扫码结果对纸质档案的调取进行监控。